寧波材料所舉行管理崗位系列培訓(xùn)之——“向上管理”讀書分享會
4月26日中午，中科院寧波材料技術(shù)與工程研究所管理崗位員工系列培訓(xùn)第三講舉行。在前兩次崔平所長主講“對學(xué)習(xí)的認(rèn)知”和“目標(biāo)管理認(rèn)知”基礎(chǔ)上，此次培訓(xùn)以強(qiáng)化員工自我認(rèn)知為目的，采取分享會形式，邀請規(guī)劃戰(zhàn)略部主管金樂圍繞“向上管理”主題，分享了對《支撐，做副手的智慧》一書的讀后感。金樂作為一名職能部門普通員工，結(jié)合書本與自身工作實(shí)際，與機(jī)關(guān)職能部門和二級所、科研、支撐部門的管理人員、部分科研人員等80余人展開了熱烈互動交流，探討作為一名副手或助理如何配合領(lǐng)導(dǎo)，高效開展工作。所長、黨委書記崔平、副書記田申榮、副所長張瑞麗也參加了此次培訓(xùn)。培訓(xùn)由人力資源部部長劉小青主持。
分享會從輔佐美國通用電氣公司前首席執(zhí)行官杰克·韋爾奇長達(dá)14年的行政助理羅塞娜·博得斯基的日常工作量，以及韋爾奇對羅塞娜的評價(jià)入手，提出這本書的核心理念：所謂向上管理，是從戰(zhàn)略上配合上司的作風(fēng)和目標(biāo)，并將其與自身的作風(fēng)和目標(biāo)融合，從而有所作為，輔助上司并實(shí)現(xiàn)個(gè)人的職業(yè)目標(biāo)。向上管理的本質(zhì)，是為了使上司和公司取得最好成績，而有意識地配合上司一起工作的過程。實(shí)現(xiàn)向上管理，需要考慮九大要素。
第一個(gè)要素是默契。只要是在副手或助理的工作崗位上，相對于領(lǐng)導(dǎo)，高效工作關(guān)系中的雙方都應(yīng)當(dāng)想到，不管雙方各自碰巧會有多么聰慧、多么歷練老成，在關(guān)系起步之初總會有一個(gè)學(xué)習(xí)的過程，要學(xué)的東西很多，而且事情都是邊干邊掌握的。
第二個(gè)要素是信任。金樂從羅塞娜工作過程中遇到的正面和反面兩個(gè)案例來說明，要獲得信任必須給予信任，這是搭檔關(guān)系建立的基礎(chǔ)，并使搭檔關(guān)系持久。一方面，建立信任關(guān)系的前提，是上級必須給予副手或助理信任；另一方面，如果因傳達(dá)指示錯誤等產(chǎn)生了工作失誤，助理事后應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)錯誤，并采取相應(yīng)措施避免類似錯誤再次發(fā)生。
第三個(gè)要素是自信。自信源自積累，金樂通過羅塞娜在通用公司人力資源部的工作積累為例，說明工作崗位上所做的大部分工作，實(shí)際上是在為員工提供深刻而廣泛的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，自信還需要通過自律來培養(yǎng)，即頑強(qiáng)地堅(jiān)持到最后，無論中途碰到什么樣的困難，都不能耽擱或者半途而廢。確立一套科學(xué)的常規(guī)程序然后堅(jiān)持下去，是自律的中心，也是副手或助理自信心的支柱。
第四個(gè)要素是急躁。急躁作為負(fù)面情緒，反過來講卻是讓我們在盡快的時(shí)間內(nèi)，協(xié)助上級高效率完成工作。當(dāng)然，作為一個(gè)合格的副手或助理，需要對領(lǐng)導(dǎo)的工作了如指掌，用細(xì)致的日常工作安排應(yīng)對自己乃至上級的急躁。
第五個(gè)要素是活力。有奮斗目標(biāo)才會有無窮活力，活力讓我們保持輕松，幫助我們堅(jiān)韌不拔，如果你要跟你的領(lǐng)導(dǎo)形成有效的搭檔關(guān)系，就得把領(lǐng)導(dǎo)的事業(yè)當(dāng)做自己的事業(yè)。
第六個(gè)要素是彈性。這要求副手或助理在工作中遇到障礙時(shí)，仍然能夠保持繼續(xù)前行。首先要有“大局意識”，也就是說，每個(gè)危機(jī)涉及業(yè)務(wù)或影響的員工都各有不同，但是其處理方法都同樣以保護(hù)本單位的價(jià)值觀和原則為重點(diǎn)；其次，要有良好的抗壓能力，每件事情都要反復(fù)研究、謹(jǐn)慎考慮，如果被擊倒了，要能在短時(shí)間內(nèi)重新振作起來；再次，要注意訓(xùn)練自己的彈性適應(yīng)力，能屈能伸，配合領(lǐng)導(dǎo)，能夠?qū)㈠e誤轉(zhuǎn)化成機(jī)遇，唯一目的就是解決糾紛、把事情做好。
第七個(gè)要素是準(zhǔn)備。羅塞娜為上司準(zhǔn)備會議，會將會議的每一個(gè)細(xì)節(jié)都考慮周到，甚至常常會協(xié)助上司嘗試將句子結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微的變化以達(dá)到最佳效果。金樂結(jié)合自己的深刻體會，提到了所領(lǐng)導(dǎo)對做好充分準(zhǔn)備工作的重視，每次逐字逐句修改所有她的講稿及報(bào)告，精益求精，即使是介紹材料所的PPT，每次也針對不同聽眾作出相應(yīng)修改。
第八個(gè)要素是溝通。溝通的方式有許多種，溝通不僅僅是工具，還是催化劑。溝通的目的是將信息流控制在危險(xiǎn)的位置以下，以免破壞領(lǐng)導(dǎo)穩(wěn)妥的決策。在具體方式方法上，副手或助理有效地向上管理，需要足夠勇敢地堅(jiān)持，并且要抓住有利時(shí)機(jī)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。
第九個(gè)要素是團(tuán)隊(duì)。韋爾奇和他的助理是一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)良好的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)不僅分享信息、知識和技能，還分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，團(tuán)隊(duì)合作和向上管理相輔相成。金樂結(jié)合戰(zhàn)略規(guī)劃部自身的工作實(shí)際，類比出了團(tuán)隊(duì)的能量與作用，比如在撰寫特色研究所申請報(bào)告期間，面對時(shí)間要求、材料準(zhǔn)備等一個(gè)個(gè)難題，整個(gè)部門的同事都主動分擔(dān)任務(wù)、提供幫助，這種團(tuán)隊(duì)精神存在于每一天的工作中。
最后，金樂還與大家分享了一些在讀書過程中她認(rèn)為值得借鑒的做法，包括：如何高效安排會議、如何做好工作日歷、如何積極配合領(lǐng)導(dǎo)等?？偠灾?，向上管理即副手或助理在配合領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，也是在幫助自己，為那些杰出的人工作，幫助他/她達(dá)到更杰出的境界，領(lǐng)導(dǎo)成功的同時(shí)你也成功了！
??? 此次培訓(xùn)由所內(nèi)一名普通員工主講，與前兩次培訓(xùn)形式形成互補(bǔ)。主講人將讀書心得與工作實(shí)際相結(jié)合，形式活潑、內(nèi)容實(shí)用、易于理解，談出了心聲、談出了思路、談出了感悟，在輕松的氣氛中讓參訓(xùn)人員深刻理解和掌握了與領(lǐng)導(dǎo)相處、共同推進(jìn)工作的藝術(shù)與技巧。
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（人力資源部 趙瓊）